Hyra varuautomat

Vem ska fylla
på automaten?

Det är den fråga som avgör vad en varuautomat kostar er — och den ställs nästan aldrig, eftersom offerten handlar om maskinen.

Två sätt att hyra samma maskin

När ni jämför offerter på varuautomat får ni nästan alltid pris på maskinen: hyra per månad, eventuell installationsavgift, servicevillkor. Det ser jämförbart ut. Vad som brukar ingå i avtalet när ni ska hyra en varuautomat, och hur det skiljer sig från leasing, går vendingmaskin.se igenom.

Men bakom två likadana offerter kan det ligga två helt olika arbetsfördelningar:

Leverantörsdriven. Leverantören äger sortimentet, kör ut varor, fyller på, roterar bort det som närmar sig datum och tar oftast svinnet. Ni gör ingenting utom att ha maskinen stående. Det är den vanliga modellen hos de flesta i vår leverantörsgenomgång.

Egen drift. Ni hyr maskinen, väljer sortiment själva och sköter påfyllningen. Hyran är lägre och ni bestämmer exakt vad som står i den. Till gengäld blir inköp, påfyllning, datumkontroll och svinn ert.

Båda är legitima. Vilken som är billigast beror helt på vad någons tid hos er är värd.

Jämförelse

Leverantörsdriven, egen drift eller catering

Tre sätt att få mat till arbetsplatsen, sorterade efter vem som gör arbetet.

	Leverantörsdriven	Egen drift	Catering
Vem köper in varorna	Leverantören	Ni	Leverantören
Vem fyller på	Leverantören	Ni	Levereras per beställning
Vem bär svinnet	Oftast leverantören	Ni	Ni, vid avbokning
Tillgängligt dygnet runt	Ja	Ja	Nej
Er löpande arbetsinsats	Nära noll	Återkommande, varje vecka	Beställning inför varje leverans
Kontroll över sortimentet	Begränsad, följer deras utbud	Full	Hög, per beställning
Kräver att någon tar ansvar	Nej	Ja, en namngiven person	Ja, någon som beställer

Egen drift ser billigast ut i offerten och är det bara om någon hos er faktiskt hinner sköta den. Räkna med den tiden innan ni jämför priserna.

Egen drift går sönder på samma sätt varje gång

Modellen fungerar när den som ansvarar har det som en tydlig arbetsuppgift. Den slutar fungera när den är någons sidouppdrag — och det är regel snarare än undantag.

Mönstret ser likadant ut: någon engagerad person tar på sig inköpen, det fungerar bra i några månader, personen får annat att göra eller byter jobb, och automaten står halvtom tills någon klagar. Då är det ingen som vet vad som ska köpas in eller var kvittona ska bokföras.

Innan ni väljer egen drift, svara på tre frågor:

Vem, med namn? Inte “kontorsansvarig” som roll, utan en person som vet om det.

Vad händer när den personen är borta? Semester, sjukdom, ny tjänst. Finns det en andrahandslösning eller står automaten tom?

Var bokförs inköpen? Mat till personalen har egna skatteregler — se avdrag för mat på jobbet och mat som personalförmån. En modell där någon lägger ut privat och begär ersättning brukar bli rörig fort.

Kan ni svara tryggt på alla tre är egen drift billigare. Tvekar ni på någon är leverantörsdriven modell nästan alltid rätt.

Ärligt besked

Vilken modell passar er?

Egen drift passar om

Ni har någon som redan handlar till kontoret och kan ta det här också.
Ni vill ha ett sortiment som inget standardutbud täcker.
Ni ligger nära en butik, så påfyllning inte kräver en särskild resa.
Ni är en arbetsplats där folk märker och säger till när något tar slut.

Leverantörsdriven passar om

Ingen hos er har tid som en namngiven arbetsuppgift att sköta påfyllning.
Ni går i skift eller har flera adresser — då blir egen drift svårt att hålla igång.
Ni vill inte hantera svinn, datum eller bokföring av matinköp.
Ni har försökt med egen drift förut och det rann ut i sanden.

Vanliga frågor

Om att hyra varuautomat.

Vad kostar det att hyra en varuautomat till företaget?

Priset sätts av leverantören och beror på maskintyp, om den är kyld, hur ofta den fylls på och vem som står för sortimentet. En leverantörsdriven lösning har högre månadskostnad men nära noll arbetsinsats för er; egen drift har lägre hyra och flyttar inköp och påfyllning till er. Jämför därför inte hyran isolerat. Se vad kostar mat på jobbet.

Kan vi fylla på automaten själva?

Ja, flera leverantörer hyr ut maskiner där ni väljer sortiment och sköter påfyllningen. Det förutsätter att någon hos er har det som en namngiven arbetsuppgift snarare än som ett sidouppdrag, och att ni hanterar inköp, datumkontroll och svinn. Går personen som skötte det vidare står automaten oftast tom kort därefter.

Vem ansvarar för att varorna inte går ut?

I en leverantörsdriven modell leverantören, som en del av påfyllningen. I egen drift ni. Det är en av de punkter som skiljer modellerna mest i praktiken, eftersom datumkontroll är återkommande arbete som inte syns i någon offert.

Är det billigare att sköta automaten själv?

På pappret ja, i praktiken beror det på vad tiden är värd hos er. Räkna på inköpsresor, påfyllning, datumkontroll, svinn och administration av kvitton — och på vad det kostar när automaten står tom. Är den summan lägre än skillnaden i månadshyra är egen drift billigare.

Vad händer om automaten går sönder?

Det beror på avtalet, inte på modellen. Fråga om inställelsetid vid fel, vad ett servicebesök utöver avtalet kostar och vem som betalar reservdelar. Det är samma frågor oavsett vem som fyller på, och de är sällan med i offerten.

Nästa steg

Välj modell efter
vem som har tiden.

Tre frågor om arbetsplatsen, kostnadsfritt. Vi matchar er mot leverantörer som kör den modell ni orkar hålla igång.

Hitta rätt matlösning

Leverantören hör av sig inom 24–48 timmar.

Vem ska fyllapå automaten?