Guide

Två frågor som
blandas ihop.

Om företaget får dra av kostnaden, och om den anställde blir beskattad, är två skilda bedömningar. En kostnad kan vara avdragsgill för er och samtidigt en skattepliktig förmån för den som äter — det är inte en motsägelse, utan hur systemet fungerar.

Håll isär de tre frågorna

Varje matupplägg på en arbetsplats ska besvaras i tre led. De flesta diskussioner spårar ur för att någon svarar på ett av dem och tror att de svarat på alla.

1. Är kostnaden avdragsgill för företaget? Utgifter för personalvård är normalt avdragsgilla. Utgifter som är kostförmån hanteras också som en kostnad i verksamheten, men i kombination med förmånsbeskattning hos den anställde.

2. Blir det en skattepliktig förmån för den anställde? Det här är den fråga som avgör om något ska rapporteras i lönesystemet. Se mat som personalförmån.

3. Hur hanteras momsen? Avdragsrätt för ingående moms följer egna regler och sammanfaller inte alltid med inkomstskattemässig avdragsrätt. Representation har dessutom särskilda begränsningar.

Svaret på fråga 1 säger alltså ingenting säkert om fråga 2 eller 3.

Översikt

Hur de tre frågorna brukar falla ut

Grov vägledning, inte skatterådgivning. Bedömningen görs i det enskilda fallet.

Situation	Avdrag för företaget	Förmån för anställd
Kaffe, te, frukt till alla	Normalt avdragsgillt	Normalt ingen förmån
Fri lunch	Kostnad i verksamheten	Normalt kostförmån
Personalen betalar själv i automat	Ingen kostnad att dra av	Ingen förmån
Intern representation, till exempel personalfest	Särskilda regler och begränsningar	Normalt ingen förmån vid enstaka tillfällen
Extern representation med kund	Särskilda regler och begränsningar	Ej tillämpligt
Mat vid övertid	Bedöms i det enskilda fallet	Beror på hur ofta och hur det ordnas

Representation har egna, snävare regler än personalvård. Blanda inte ihop en personalfest med kaffet i pentryt.

Varför vi inte skriver ut belopp eller procentsatser

Schablonvärden, beloppsgränser och avdragsramar fastställs årligen och ändras. En sida som anger fjolårets siffra ser hjälpsam ut och leder fel, och skattefel kostar mer än de flesta inköpsbeslut på den här sajten.

Aktuella belopp och regler finns hos Skatteverket. Ert konkreta upplägg — särskilt om ni subventionerar, om bara delar av personalen nås, eller om ni kombinerar flera lösningar — hör hemma hos er redovisningskonsult innan ni tecknar något.

Det vi kan bidra med är strukturen: vilken kategori ni hamnar i, och vilka frågor som avgör den. Det är den delen leverantörer sällan förklarar, eftersom svaret ibland är att den billigare lösningen också är den enklare skattemässigt.

Vanliga frågor

Om avdrag för mat på arbetsplatsen.

Är kaffe på jobbet avdragsgillt?

Kaffe till de anställda hanteras normalt som personalvård och är avdragsgillt för företaget, utan att bli en skattepliktig förmån för den anställde. Förutsättningen är att det är av mindre värde och riktar sig till hela personalen. Kontrollera aktuella gränser hos Skatteverket.

Får vi dra av för fri lunch till personalen?

Kostnaden är en utgift i verksamheten, men fri lunch utlöser normalt kostförmån för den anställde som ska värderas och rapporteras. Avdragsfrågan och förmånsfrågan besvaras alltså var för sig — det ena följer inte av det andra.

Hur fungerar momsen?

Avdragsrätten för ingående moms följer egna regler och sammanfaller inte alltid med den inkomstskattemässiga avdragsrätten. Representation har dessutom särskilda begränsningar. Det här är en fråga för er redovisningskonsult snarare än för en leverantörsoffert.

Räknas personalfest som personalvård?

Nej, intern representation som personalfest följer egna regler med särskilda begränsningar, till skillnad från löpande personalvård som kaffe och frukt. Att blanda ihop dem är en vanlig miss i bokföringen.

Varför anger ni inga siffror?

Beloppsgränser och schablonvärden fastställs årligen och ändras. En sida med förra årets siffror ser hjälpsam ut och leder fel. Aktuella belopp finns hos Skatteverket, och ert upplägg bör stämmas av med er redovisningskonsult.

Nästa steg

Räkna på lösningen,
inte bara på priset.

Tre frågor om arbetsplatsen, så matchar vi er mot leverantörer som kan offerera det upplägg ni vill ha.

Hitta rätt matlösning

Leverantören hör av sig inom 24–48 timmar.

Två frågor somblandas ihop.