Guide

Mat som
personalförmån.

Mat på jobbet hamnar i en av två skattemässiga kategorier: skattefri personalvård eller skattepliktig kostförmån. Skillnaden avgörs av vad ni erbjuder och hur — inte av vad ni kallar det, och inte av om ni tar betalt.

De två kategorierna

Personalvårdsförmån är enklare förtäring av mindre värde: kaffe, te, frukt, kaka, läsk. Den är normalt skattefri för den anställde och avdragsgill för företaget. Tre saker krävs generellt: förmånen ska vara av mindre värde, den ska rikta sig till hela personalen, och den ska inte kunna bytas mot pengar.

Kostförmån är en måltid. Fri lunch behandlas normalt som en skattepliktig förmån för den anställde, som ska värderas och tas upp — även om ni som arbetsgivare tycker att den är en självklarhet.

Mellan dessa finns gränsfall, och det är där de flesta arbetsplatser hamnar utan att veta om det.

Varför vi inte skriver ut några belopp

Schablonvärdena och gränserna för vad som räknas som “mindre värde” fastställs årligen och ändras. Ett belopp på den här sidan skulle vara fel inom tolv månader, och en sida som säger fel sak om skatt är sämre än ingen sida alls.

Aktuella belopp finns hos Skatteverket, och ert specifika upplägg bör stämmas av med er redovisningskonsult innan ni bestämmer er. Det vi kan göra är att förklara vilken fråga ni ska ställa — och det är oftast den som saknas.

Gränsdragning

Vad hamnar var

Grov vägledning, inte skatterådgivning. Bedömningen görs alltid i det enskilda fallet.

Det ni erbjuder	Normalt	Vad som avgör
Kaffe och te	Personalvård	Enklare förtäring, hela personalen
Frukt och fikabröd	Personalvård	Mindre värde, inte en måltid
Frukost	Beror på	Enklare förtäring eller fullständig måltid
Fri lunch	Kostförmån	En måltid, oavsett hur den serveras
Subventionerad lunch	Beror på	Vad den anställde själv betalar
Varor i automat eller kylskåp som personalen betalar	Ingen förmån	Den anställde betalar marknadspris
Mat vid övertid eller nattarbete	Beror på	Enstaka tillfällen bedöms annorlunda än stående

Den vanligaste missen är att anta att en förmån blir skattefri för att den är billig. Kategorin avgörs av vad det är, inte av vad det kostar.

Den praktiska konsekvensen för ert val av lösning

Skattereglerna påverkar vilken lösning som är mest prisvärd, och det förbises nästan alltid i jämförelser.

Betalar personalen själv finns ingen förmån att beskatta. Det är en av anledningarna till att smarta kylskåp och matautomater blivit vanliga: arbetsgivaren tillhandahåller tillgången, den anställde betalar varan, och ingen kostförmån uppstår.

Bjuder ni på lunch blir det normalt en förmån att hantera — vilket inte betyder att ni inte ska göra det, bara att det ska räknas in i totalkostnaden och i lönesystemet.

Kaffe, frukt och fika ligger nästan alltid i den skattefria kategorin. Det är därför de är så vanliga: hög uppskattning per krona, och nästan ingen administration.

Vilken förmån som faktiskt är värd att införa, och i vilken ordning, står på matförmåner på jobbet.

Ärligt besked

Vad som ger mest per krona

Hög effekt, låg administration

Kaffe som folk faktiskt gillar. Det första någon klagar på, billigast att göra bra.
Frukt. Låg kostnad per person, syns varje dag, normalt skattefri.
Vatten, gärna kolsyrat. Ofta billigare än att köpa in burkar.
En obemannad lösning där personalen betalar. Tillgänglighet dygnet runt utan förmånshantering.

Kräver mer av er

Fri lunch. Uppskattas mycket, men ska värderas och hanteras i lönesystemet.
Subventionerad lunch. Gränsdragningen kräver att någon räknar och håller koll.
Förmåner som bara vissa får. Riktar den sig inte till hela personalen faller den skattefria grunden.

Vanliga frågor

Om mat som personalförmån.

Är kaffe och frukt på jobbet skattefritt?

Enklare förtäring som kaffe, te, frukt och fikabröd behandlas normalt som personalvårdsförmån av mindre värde, vilket är skattefritt för den anställde och avdragsgillt för företaget. Förutsättningen är att förmånen riktar sig till hela personalen och inte kan bytas mot pengar. Kontrollera aktuella gränser hos Skatteverket.

Är fri lunch en skattepliktig förmån?

Ja, fri lunch behandlas normalt som kostförmån och ska värderas och tas upp för den anställde. Det gäller oavsett om maten kommer från en matsal, en cateringleverantör eller ett kylskåp — det är måltiden som avgör, inte leveranssättet.

Vad gäller om personalen betalar själv?

Betalar den anställde marknadspris för det de tar uppstår normalt ingen förmån att beskatta. Det är en av anledningarna till att obemannade lösningar där personalen betalar per vara blivit vanliga — arbetsgivaren tillhandahåller tillgången utan att det blir en förmånsfråga.

Måste förmånen gälla alla anställda?

För att en personalvårdsförmån ska vara skattefri ska den generellt rikta sig till hela personalen. En förmån som bara vissa grupper får bedöms annorlunda. Det är värt att tänka på när ni placerar en lösning som bara en del av arbetsplatsen når.

Varför skriver ni inga belopp?

Eftersom schablonvärden och gränser fastställs årligen och ändras. En sida med förra årets siffror är sämre än ingen sida. Aktuella belopp finns hos Skatteverket, och ert upplägg bör stämmas av med er redovisningskonsult.

Nästa steg

Välj lösning med
skatten inräknad.

Tre frågor om arbetsplatsen, så matchar vi er mot leverantörer som kan offerera upplägget ni vill ha.

Hitta rätt matlösning

Leverantören hör av sig inom 24–48 timmar.

Mat sompersonalförmån.