Under 20 personer

Litet kontor?
Det beror på vad ni vill lösa.

Vi säger ofta att under tjugo personer går ekonomin sällan ihop. Det är sant om maten — och missvisande om allt annat. Här är gränsen för varje behov.

“Under 20” är en matgräns, inte en företagsgräns

Vi ska vara självkritiska här, eftersom vi själva har bidragit till förvirringen.

När den här branschen — och den här sajten — säger att en arbetsplats behöver vara omkring tjugo personer, handlar det om mat: en kyl eller automat som en leverantör fyller på. Den kräver att tillräckligt många handlar tillräckligt ofta för att bära en transport.

Kaffe, vatten och frukt fungerar helt annorlunda. Där finns ingen rutt som ska bäras av er förbrukning på samma sätt, och flera leverantörer säger uttryckligen att de tar små kunder. Selecta anger “små kontor och stora företag”, Coffee Solutions “från små kontor till stora företagskomplex” och Kaffebolaget Örebro “alla företag från det lite mindre kontoret till det större” (kontrollerat 2026-08-24).

Med andra ord: ni är sannolikt en fullt normal kund för kaffe och vatten långt innan ni är det för mat.

Tumregler

Var går gränsen för varje behov?

Ungefärliga brytpunkter för när en leverantörslösning börjar löna sig. Er situation kan flytta dem åt båda håll.

Behov	Lönar sig från ungefär	Under det: gör så här
Vatten	Ingen tydlig gräns	Kran och karaff räcker långt — se vatten på jobbet
Kaffe med maskin och service	15 personer	Köp en bra bryggare eller kvarn och handla bönor själva
Frukt	Liten volym fungerar	Fruktkorg finns även för små kontor — fråga om intervallet
Fika och snacks	15 personer	Ett inköpskonto och någon som handlar en gång i veckan
Matautomat	20 personer	Pentry med kyl och mikro, matlådor hemifrån
Smart kylskåp med mat	30 personer	Samma — och det är sällan ett sämre alternativ
Löpande cateringavtal	40 personer	Beställ vid behov i stället för att teckna avtal
Bemannad matsal	150 personer	Inte aktuellt — och det är ingen förlust

Spannen är vad marknaden brukar ligga på. Ligger ni avsides eller går i skift flyttas de nedåt, ibland rejält.

Under gränsen: gör det här i stället

Det här avsnittet leder inte till oss. Det är sådant ni löser själva, och billigare.

Kaffet först, det är det folk faktiskt bråkar om. En bra bryggare eller en kvarn plus färska bönor slår en dålig automat med bred marginal, och kostar en bråkdel. Sätt upp ett inköpskonto hos en lokal rosteri eller en matbutik så slipper någon lägga ut privat. Var maskinen ska stå och hur mycket den ska klara går vi igenom på kaffe på kontoret.

Pentryt är er matlösning. En fungerande kyl, tillräckligt med mikrovågsugnar och en diskmaskin löser lunchen för ett litet kontor bättre än något ni kan köpa. Den vanligaste flaskhalsen är inte kylen utan antalet mikrovågsugnar — köp en till innan ni köper något annat. Se pentry på jobbet.

Vattnet är ett arbetsmiljökrav, inte en förmån. Ni ska ha tillgång till dricksvatten, men en kran räcker i de allra flesta fall. Se vatten på jobbet.

Fikan löses med rutin, inte med avtal. Någon handlar, kvittot går på firmakortet, klart. Det blir en fråga om avtal först när “någon” slutar orka.

Har ni allt det här och det ändå skaver, är ni sannolikt större än ni tror — eller så är det en av situationerna nedan.

Undantagen

När ett litet kontor ändå är en riktig kund

Hör av er om

Ni vill ha kaffe eller vatten — där är ni kund redan vid tio personer.
Någon arbetar kvällar, helger eller natt och butikerna är stängda.
Ni ligger avsides — industriområde eller landsbygd utan affär i närheten.
Ni växer snabbt och vill ha något som håller vid det dubbla antalet.
Ni sitter flera små bolag i samma hus och kan dela på en lösning.

Lös det själva om

Ni vill ha mat i kyl och är under tjugo — ekonomin bär inte transporten.
Ni sitter i stan med butik och lunchställen inom fem minuter.
Problemet egentligen är för få mikrovågsugnar — köp fler, det är billigare.
Ni vill ha catering en gång — beställ det, teckna inte ett avtal.

Tricket för små kontor: dela med grannarna

Det som stoppar en liten arbetsplats är sällan viljan utan volymen — en leverantör ska köra en bil till er, och den bilen ska bäras av det ni handlar.

Sitter ni i ett kontorshus, ett industriområde eller en coworkingmiljö kan flera små arbetsplatser på samma adress räknas som en kund. Tre bolag med tolv personer var är trettiosex personer på ett stopp, och det är en helt annan kalkyl.

Vi har sett det fungera oftast i tre lägen: kontorshotell där hyresvärden samordnar, industriområden där grannarna redan känner varandra, och små bolag som delar entré.

Det kostar er ett samtal med grannen. Nämn det när ni hör av er, så räknar vi på det tillsammans i stället för att säga nej på volym.

Vanliga frågor

Om små arbetsplatser.

Vi är 10 personer. Kan vi få en kaffemaskin med service?

Ja, det är fullt normalt. Flera leverantörer anger uttryckligen att de tar små kontor — Selecta skriver "små kontor och stora företag", Coffee Solutions "från små kontor till stora företagskomplex". Under ungefär tio personer blir en enkel bryggare ofta både billigare och godare, men det är en smakfråga snarare än en gräns.

Varför säger ni annars att man behöver vara 20 personer?

För att den siffran gäller mat — en kyl eller automat som en leverantör fyller på. Den kräver att tillräckligt många handlar tillräckligt ofta för att bära transporten. Kaffe, vatten och frukt fungerar inte så, och där är gränsen betydligt lägre. Vi har inte varit tydliga nog med skillnaden, och den här sidan finns för att rätta det.

Vi är 12 personer men jobbar kvällar. Räknas vi?

Ofta ja. När butikerna är stängda finns inget alternativ utanför arbetsplatsen, och då kan även en liten arbetsplats motivera en lösning som är öppen dygnet runt. Skiftarbete och avsides läge är de två faktorer som flyttar gränsen mest. Se mat vid skiftarbete.

Kan vi gå ihop med andra företag i huset?

Ja, och det är det mest underskattade tricket för små arbetsplatser. Flera bolag på samma adress kan räknas som en kund, eftersom leverantören gör ett stopp. Tre bolag med tolv personer var är trettiosex personer i deras kalkyl. Nämn det när ni hör av er.

Vad kostar det för ett litet kontor?

Priset sätts av leverantören och beror på förbrukning, servicegrad och avstånd till deras rutt. För ett litet kontor är servicegraden ofta den största posten — ju mer ni sköter själva, desto lägre avgift. Se vad kostar mat på jobbet.

Vi växer. Ska vi vänta tills vi är 20?

Nej, men teckna kortare. Är ni på väg från tolv till trettio inom ett år är det värt att undvika lång bindningstid och i stället ta en lösning som går att skala. Fråga uttryckligen vad som händer när ni vill byta till en större maskin — det villkoret avgör mer än priset just nu.

Nästa steg

Fråga hellre än att gissa.

Tre frågor, kostnadsfritt. Är ni för små för det ni vill ha säger vi det, och berättar vad ni gör i stället.

Se vad som passar er

Kostnadsfritt och utan bindning.

Litet kontor?Det beror på vad ni vill lösa.